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会計士の気まぐれ日記

時事問題、自己啓発、会計、経済、金融、プライベート等に関する情報を配信しています。

Excelのマクロがすごい

12月決算のクライアントの期末監査、3月決算のクライアントの3Q決算が無事終わり、やっと少し仕事が落ち着きました。

特に、今回の期末監査は非常に業務量が多く、入社して初めて「仕事が終わる気がしない」と焦りました。

昨日はそんな期末監査の反省点と改善策を洗い出していました。すると、思わぬ素晴らしい方法が見つかったので今日は少しそれを紹介したいと思います。

 

 

まず、今回の期末監査で明らかになった問題点を以下のように洗い出してみました。

 

 

①データ加工等の、単純だけど膨大な作業量が必要となる業務に時間をとられた

②上記に時間がとられることで、会社全体の数字について考える暇を作ることができなかった

③作業の優先順位づけがうまくいかなかった

④それぞれのタスクに割く時間が非常に限られており、ミスをすることがあった

 

 

上記の問題点の根源はどこにあるのでしょうか?

この場合においては、

 

・自らのタスク管理能力

・割り振られた仕事量

 

が考えられます。

しかし自分のタスク管理能力についても、結局は割り振られた仕事量が膨大であればあるほど落ちていくものなので、一旦問題点を、割り振られた仕事量が多すぎたという点に集約することにしました。

 

 

 

それでは、仕事量が多すぎるといった事態については、どのように対処すればよかったのでしょうか?

考えられる手段としては、

 

①他の人に適度に分担をふる

②単純な作業スピードをあげる

③今までとは違う抜本的な方法で、仕事を短時間で終わらせる仕組みを作る

 

 

等が考えられます。

上記について順を追って考察していくと、

 

①これに関してはもう少し実践できたはず。しかし、そもそも人手が枯渇している監査チーム内で他の人に分担を振るのは限界があり、仮に多少自分のタスクが軽くなったとしても、その効果は限られている。また、タスクの量に傾きが生じ、チーム全体としての作業が遅れる可能性がある。

 

 

②こちらに関しても、実践は可能であった。ただ、すでに作業の方法は完全に理解しており、ある程度スピーディーに作業を終わらせるスキルは身についていたとは思っていたし、仮に現状よりもスピードがあがったとしても、あまり効果はない。また、やみくもにスピードを上げようとすることは、その分ミスが生じる危険性を上げていることにもつながる。

 

 

③ゼロベース思考で、仕事を早く終わらせる新しい仕組みをつくる方法である。方法は様々だが、今までやってこなかった方法を採用して、現状よりも圧倒的に能率を上げる方法を見つけ出す。18世紀末に、人がどれだけ糸を早く紡ぐことができるかを追究するのではなく、紡績機をどのように作るかという視点を持つ人が現れたことで世界が変わったように。

 

 

上記のように考察した結果、もはや③の方法を選ぶしかないとの結論に至りました。

しかし、じゃあどのようにそのような抜本的な改善策を見出すことができるか?少し考えてみました。

AIの発達により、監査業務がある程度自動化される未来はそう遠くありません。しかし、そう近くもありません。やっぱり手動でエクセルを動かさないといけない時代はもう少し続くと思います。そのため、全ての業務を完全に自動化するのはまだ不可能です。

 

 

 

しかし、一部の単純な作業はほぼ完全に自動化することができるのではないか?そんな考えがよぎりました。

何度も何度も同じ作業を繰り返すデータ加工。毎回少しでもプロセスを誤ると、その発見のためにまた時間が奪われる。「こんなんやって何の能力が身につくんや??」そんなことにうんざりしていた矢先に、書店でこの1冊が目にとまりました。

 

たった1秒で仕事が片づく Excel自動化の教科書

たった1秒で仕事が片づく Excel自動化の教科書

 

 

Excel 」「自動化」というワードがあまりにも自分の捜していたものと合致していたので、思わず即買いしてしまいました。

内容は、Excelのマクロの機能を使って、日々の作業を自動化しましょうというものです。

 

 

監査では、Excelは必須のスキルです。自分も、この1年間Excelを使ってきて、そこそこ使いこなせるようになってきたとは思っていました。

関数だって、VlookupやSumif等の基本的なものから、少し複雑なIF関数やIndex関数、Match関数といった少し応用的なものまで使えるようにはなっていました。

しかし、初めてExcelに触れてからずっと謎だった存在があります。それが、「マクロ」です。

 

 

「マクロ?なんかプログラミングみたいで難しそうやな。。。っていうか、わざわざ自分でコード書いてExcelを動かさなくても、普通に関数とか使って処理していった方が早くね?」

 

と思い、あまりマクロを学ぶことに関して費用対効果を見出していなかったのです。

しかし、それはただ、自分がそもそもマクロが何のためにあるのかを理解していないだけでした。

 

 

マクロの醍醐味は、「膨大な作業工程を、ボタン一つで全て自動処理してしまう」ことです。

この事実を昨日知り(今更すぎる)、自分は今までなんて無駄なことをやってきたのかと後悔の念に苛まれました。しかもマクロで使うプログラミング言語、「VBA」は、JavaとかSwiftとかの一般的なプログラミング言語と比してとっかかりやすそうでした。

そして昨日からハマってしまい、今日も1日中VBAの勉強をしてしまっていました。

 

 

そして、自分がかなり時間がかかっていた作業を本を参考にしながらひとつひとつ書き上げ、完成してからボタンを押すと、、、今まで1時間ほどかかっていた作業がわずか数秒で終わったのです。笑

これは本当に感動しました。とともに、マクロの可能性に気づかされました。

自分はプログラミング言語は全然扱えないし、VBAくらい書けるようになっても損はないかなって感じです。てかむしろ、これから生きていく上でプログラミングのスキルは必須だと思うし、何よりコードを考えながら試行錯誤し、最後に動いたときの気持ち良さがすごい。。

エンジニアの方々がプログラミングに没頭する理由が少しだけわかったような気がしました。

 

 

このマクロを使いこなして圧倒的に仕事の能率を上げ、もっと本質的なことに時間を割けるようにしていきたいと思いました。

あまり意味の感じられない作業にかかっていた時間を有意義なものに使うことで、自分の精神的余裕・経済的余裕も生まれるのではないかと思います。

特にExcelをこれから使い始めるようになる新社会人の方々には、マクロも使いこなせるようになることをお勧めしたいですね。

 

 

今日も最後までお読みいただきありがとうございました。

 

エッセンシャル思考

私たちをとりかこむ世界には、様々なやるべき物事があります。学生だったら、来週の試験の準備、仕事をしていたら、翌日までに提出しなければいけない報告書の作成等。しかし、その中でも本質的に重要なものはほんの少ししかありません。そして、重要でないものごとに時間を割いている余裕があるほど、人生は長くありません。

 

 

このことを教えてくれたのが、グレッグ・マキューン氏による、「エッセンシャル思考ー最小の時間で成果を最大にするー」です。

 

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

 

 

著者は、物事の本質を見極め、最適な行動をとることができる人の考えをエッセンシャル思考、そうでない人の考えを非エッセンシャル思考と呼んでいます。

 

 

・エッセンシャル思考の特徴

エッセンシャル思考を持つ人は、たくさん存在する事象のうち、ほとんどが重要でなく、不要であるという考えが大前提にあるそうです。例えば、仕事で会議に出席したとして、何も自分が発言せずに終了したりしているようであれば、その会議には出席せず、事後的に議事録等を見たり出席者に質問する等をして要点だけを掴む方が、2時間の会議を10分に圧縮できると考えるそうです。

 

 

 

また、非エッセンシャル思考の人は、依頼された仕事を、自分が本当にその仕事をするべきなのかどうかを判断する前に受託してしまう傾向があるそうです。確かに、職場では依頼された仕事を断ったり、仕事量が多すぎるからこの仕事はあの人に任せてほしいとか言ってしまうと、周囲からの評価が下がってしまうかもと不安感を抱いてしまうのはわかります。

実際、僕も去年は1年目ということもあって、変なプライドが自分を、依頼された仕事を全部引き受ける人間にさせてしまっていました。

仕事量がそこまでないときは、これでもいいかもしれません。なぜなら、依頼された仕事をこなしながら本質的なものは何かを考える時間があるからです。

 

 

しかし、完遂するのが難しいほどの仕事量を依頼されているのに、全て引き受けるようなことをしてしまうと、ただただ作業に追われて、自分が「選択する」ということすらも忘れてしまうのです。

この状態になってしまうと、忙しくて何も考える余裕がなくなり、自分が思い描く「成長するために必要な道」からいつの間にかかなりズレてしまうことになりかねないのです。

エッセンシャル思考の人は、例えば仕事を依頼されたとき、「Yes」と言う前に一歩立ち止まり、「本当にこの仕事は自分がやらなければならないのか?」と考えることができるそうです。そして、自分の抱えている仕事量が多すぎると判断したら、他人に振るか、そもそもの仕事のメソッドを見直すことをするとのことです。

 

 

 

これが日本の社会で受け入れられるかは正直言ったところわかりません。特に会社に入って間もない人とかは、Yesマンでいた方が周囲から好かれやすかったり、評価を得やすかったりするでしょう。

しかし、デキる人は全ての仕事を無意識に全て引き受けているYesマンよりも、自分の役割、やるべきことを慎重に斟酌して、やるべきでないことはきっぱりと断り、引き受けた仕事については素晴らしいパフォーマンスを発揮する人の方が能力があることを知っているはずです。

 

 

・エッセンシャル思考の人は、「完全に明確な目標」を持っている

よく、成功の秘訣は「目標」を持つことだと言います。自分の目標を紙に書き出して、できるだけ明確化している人もいることでしょう。

しかし、エッセンシャル思考は「かなり明確な目標」ではなく、「完全に明確な目標」を持っているそうです。完全な目標とはつまり、「達成度合が定量化できる目標」です。例えば、来年の3月までに営業成績で1位を獲る等です。

 

 

そして、そうした完全に明確な目標は、絞り込まなければいけません。一貫性のない複数の目標を同時に持ったとしても、それぞれの目標のどれにもコミットできないまま終わってしまう可能性が高いのです。非エッセンシャル思考の人は、物事のほとんどがトレードオフの関係にある、つまり一方を選べば一方を失うということを理解していないのです。

 

 

稀に、同時に複数の関連性のない目標を掲げても、全て達成できるような天才もいますが、ほとんどの人は1つや2つくらいの目標を達成できるかどうかだと思います。そして、ハイパフォーマンスを発揮したいのなら、その目標に対してフルコミットしなければなりません。

そのため、エッセンシャル思考の人はまず慎重に目標を決め、その目標を完全に明確化し、あとはその目標を達成するためだけに労力を捧げます。これにより、目標の達成への道のりがぐんと短くなるそうです。

 

 

 

 

・本質を見抜く癖をつける

この本を読んで、仕事においても何においても、常日頃から「本質は何か?」ということを考える癖をつけることが重要なのだと実感しました。例えばニュースをただ読むだけではなくて、「で、結局どういうことなんだ?」という視点を持って読もうとすれば、いらない部分がものすごく多く見つかると思います。仕事においても、「この手続って必要かな?」という視点を持っていれば、実はものすごい量の無駄なことをやっていたなんてことが見つかったりするかもしれません。

 

 

 

この本によると、本当に優秀な人は「仕事を減らすことによって、より多くを生み出す」のだそう。

日々のルーティンワークをただただ受動的にこなしているような人がいたら、根本的な思考方法をエッセンシャル思考にシフトさせていく必要があるかもしれません。

みんながそうやっていらない作業をそぎ落としていけば、最近騒がれている過剰労働といった問題も解決の方向へ向かうことができるんじゃないかと思います。

自分も、今年はエッセンシャル思考を持って効率よく自分が目指す方向へ向かえるように頑張らないといけないと思わされました。

仕事がなぜこんなに忙しいのか?と悩まれている方にオススメしたい本です。

 

 

最後までお読みいただきありがとうございます。

時間の使い方

最近ブログのアクセス数が少し増えてきて、なんでかなーと思ったのですが、アクセスのほとんどを集めているのが、以前書いた東芝の減損の謎 - 会計士の気まぐれ日記なんですね。笑

試しに「東芝 減損」ってググってみたらかなり上位に表示されてちょっと嬉しかったっていうどうでもいい話。

 

 

さて、そんな私は最近はもっぱら期末監査に追われています。働き始めてもうすぐ1年が経とうとしていますが、一番忙しいんじゃないかな?って感じで、仕事をいかに効率的に終わらせるかって本当に大切なことなんだなと改めて実感しています。

で、思ったことが、忙しいとなかなか時間を捻出して自己学習や娯楽の時間を持てないということ。朝新聞を読む余裕もなければ、飲みに行ったりする余裕もない。まあ、余裕を作り出せない自分が、もう少し未熟なのか、それとも仕事にフルコミットできている証拠なのか・・・いずれにせよ、もう少し時間の使い方が上手くなれたらなと思わされています。

そんな今日は、時間とお金の使い方について書いてみようと思います。

 

 

 

人間、容姿や才能、価値観については千差万別だが、唯一皆が等しく持っているものがある。それが、「時間」だ。

 

 

 

こんな言葉を聞いたことがありませんか?たしかに、1日は24時間であり、みんなその時間の中でいろんなことをして過ごしています。今この瞬間にも、世界中のどこかでパソコンを凝視しながら仕事をしている人、ママ友とランチをしている人、受験勉強をしている人、二日酔いで寝ている人等がいます。

 

 

でも、残念ながら時間はみんなにとって平等ではありません。なぜなら、時間というものは絶対的なものでありながらも、相対的なものであるからです。要は、時間の捉えかた、長さの感じ方は人それぞれ全く異なるということです。

科学的にも、人はその人の年齢や生活習慣、行動によって、時間の長さの感じ方が変わってくることが証明されているそうです。

確かに、毎朝同じ時間に起きて同じ電車の同じ車両に乗り、同じ人たちと同じデスクで同じような仕事をして、だいたい同じ時間に帰って同じような飯を食い、同じ時間に寝る。

このような生活は一見安定しているというか、ルーティンワークてきな感じになってていいんじゃないかと思う方もいるはずです。でもこれ、どうやら脳に刺激が足りていない証拠なんだそうです。

よく、こんなことを聞いたことがあると思います。

 

 

「社会人になってから、びっくりするくらい時間が経つのが速い。」

 

 

実際私も、正直社会人1年目はあっという間でした。ついこの間まで夏じゃなかった??みたいな。どうやらこれ、日々のルーティンワークと刺激が少ない生活のせいなのかもしれません。実際、アメリカでの3ヶ月間の語学留学は、非常に時間が長く感じられました。多分、新しい環境で新しい発見の日々があったからだと思います。

 

 

とはいえ、時間の流れが速く感じること自体は問題だとは思いません。逆に長ったらしく感じ過ぎるのもめんど臭いですしね。でも、時間の流れの速さに気づいた時に、自分には何にも残ってないじゃないか、、といった状況になるのは最悪です。

自分、明日で40歳になるけど、自分が残してきたものってなんだろう??みたいなことを考えて萎えてしまうのなんか御免ですよね。そうならないためにも、時間の使い方っていうのは工夫していかないといけません。

 

 

自分も時間の使い方はまだまだ下手くそです。ただ、少し時間をうまく使うにはどうすればいいのだろうということを考えたことがあります。

それは、「やらないことを決めること」です。

時間の使い方とかを考えると、朝には新聞を読みながら朝食をとり、通勤中は英語を聞き流して、夜は家で勉強したり、友達と飲みに行ったりとか、いかに時間を使うかを考えてしまいがちだと思います。

でも、そういうのを考えるよりもまずは「こんなことに時間を費やしてはいけない」ということを考えた方がいいかもしれません。やらないことを決めたら、フォーカスすべきものが見えてくると思います。

 

 

 

そして何かで成果を出そうと思ったら、その何かにフォーカスしなければならないのです。稀に、色んなことをやりながらもそれぞれで実績を出すすごい人もいますが、ほとんどの人は多くても2つのことにフォーカスするのが限界です。

そして、フォーカスすることができずにだらだらと時間を過ごしていると、絶対何かを達成するということはできません。

となると、まず成し遂げたいことや身につけたいこと、なりたい自分を見極める。そしたら、それをやるためにはどういった行動が必要なのかを考え、あとはひたすらそれにフォーカスして行動しまくる。

 

 

基本的に、成し遂げたい目標が大きければ大きいほど、フォーカスが必要な期間は長くなります。そして、長い期間フォーカスするのは本当に大変なことだし、フォーカスする対象がそもそも間違っていたら途中で軌道修正が気づかないまま、望んでいた場所にたどり着けない可能性があります。だから長期的な目標から中期的な目標、そして短期的な目標まで落とし込み、あとはその短期的な目標の達成にフォーカスするっていう状況を作り出すことが大切です。

 

 

こうやって考えると、通勤時間をいかに有効に使うかに頭を使うよりも、自分のフォーカスすべき対象を決めることに頭を使った方が懸命なのかもしれませんね。フォーカスすると決めたら、どうでもいいことなんて自然とやらなくなるし、隙間時間にぼーっとするようなこともなくなります。

休日の朝とかに時間を作って、ゆっくり考えてみたいものですね。

 

 

 

今日も最後までお読みいただきありがとうございました。